【作業効率を大幅アップ】チャットシステムを選ぶポイントをリサーチ

市販ソフトを利用する理由

パソコン操作

重要なのは互換性の維持

マニュアル作成を行うのに利用できるツールは、市販のソフトウェアからフリーソフトまで多種多様なツールを入手することが出来ます。一般に市販のソフトウェアはツールとしての機能が多岐にわたることが多く、ドキュメントを読み込んだだけでは理解できないため、ネット検索するなどして利用方法を学習しなくてはいけない場合が往々にしてあります。一方、フリーソフトはツールの機能がシンプルであることが多いため、特にドキュメントを読み込まなくとも簡単に利用することができる場合がほとんどです。こうしてみると、マニュアル作成には手っ取り早くフリーソフトで作成するのが得策のように思われます。しかしながら、将来的なドキュメントの更新は十分に予測されます。この点について、マニュアル作成に特化した市販ソフトはデータの互換性を保持しているのが一般的です。ところが、フリーソフトの場合は最悪の場合そのソフトウェア自体の更新すらされなくなるリスクがあります。そのため場合によってはマニュアル作成は勿論マニュアルの更新についても古いバージョンのツールを使用することになります。マニュアル作成のソフトウェアはデファクトスタンダードの市販製品があります。したがって市販製品を利用していれば、たとえ将来的にドキュメントの改版や、システムの大幅な改変に伴う新規のマニュアル作成をする場合でも差分を取ることが出来るなど、長期利用においてメンテナンスを包含した利便性を持てることになります。設備投資にはなりますが、業務として利用する場合には市販のツールを購入するほうがメリットがあるといえるでしょう。